Vendor Operations Manager – Customer Service Center (w/m/d)

Permanent employee, Full-time · Berlin Hybrid

Deine Mission

Gestalte die Zukunft des Kundenservice mit uns!

Wir suchen einen engagierten und detailorientierten Vendor Operations Manager (m/w/d), welcher die volle Verantwortung für die Steuerung unserer externen Dienstleister übernimmt. Von der Volumenplanung und täglichen Koordination über das CRM-Management bis hin zur Leistungsverfolgung wirst Du eine Schlüsselrolle dabei spielen, reibungslose und skalierbare Kundenbetreuung zu gewährleisten – und uns dabei helfen, für die Zukunft zu optimieren.

Du übernimmst die Verantwortung für unsere Vendor-Operations: Du steuerst unsere externen Dienstleister – inklusive täglicher Koordination, Volumenverteilung und Leistungskontrolle.
Du förderst Leistung durch Daten: Du erstellst Berichte und Dashboards mit Salesforce und Tableau, verfolgst KPIs, analysierst Trends und identifizierst Optimierungspotenziale.
Du verwaltest unsere CRM-Tools: Du passt Salesforce an die Anforderungen des Kundenservice an und arbeitest eng mit internen Teams zusammen, um effiziente Prozesse und eine saubere Berichterstattung sicherzustellen.
Du sicherst Qualität und Compliance: Du überwachst die Einhaltung von SLAs und definierten Prozessen, prüfst Rechnungen und eskalierst bei Bedarf etwaige Abweichungen.
Du treibst Kosteneffizienz voran: Du arbeitest an internen Kostenkalkulationen mit und unterstützt aktiv die Kostenoptimierung sowie das Erreichen unserer OKRs.
Du unterstützt Transformationsprojekte: Du bringst dich in unsere KI-Initiativen ein, die auf Effizienzsteigerung und Kostensenkung im Kundenservice ausgerichtet sind.
Du koordinierst Brief-Mailings: Du verantwortest die ausgehende Kommunikation über unseren externen Versanddienstleister.

Das bringst Du mit

Erfahrung in Vendor-Operations oder im Contact-Center-/Vendor-Management in einem Kundenservice-Umfeld
Fundierte praktische Kenntnisse in Salesforce (einschließlich Dashboards und Berichterstellung); Salesforce-Admin-Fähigkeiten sind ein Plus
Sicherer Umgang mit Tableau und SQL (du kannst intelligente Berichte erstellen und in die Daten eintauchen)
Verständnis für zentrale Kundenservice-KPIs und Leistungshebel
Strukturierter, eigenständiger und zuverlässiger Arbeitsstil mit einem scharfen Blick für Details

Darauf kannst Du Dich bei uns freuen

Wir sind mehr als nur ein Arbeitsplatz – wir sind eine lebendige Gemeinschaft von Innovatoren, Teamplayern und Visionären, die lieben, was sie tun, und diejenigen belohnen, die mit uns arbeiten. Hier ist Deine Karriere nicht nur ein Job, sondern eine Chance, Dich zu entfalten, zu lernen und etwas zu bewirken. Entdecke die großartigen, individuellen Vorteile, die Dir eine Anstellung bei Ratepay bietet. Jeden Monat stehen Dir verschiedene Benefits zur Verfügung

Flexible Arbeitszeiten
Remote-Arbeit (in der EU bis zu 4 Wochen im Jahr)
28 Urlaubstage pro Jahr
Finanzielle Sicherheit inklusive betrieblicher Altersvorsorge
Medizinische Zusatzleistungen (z. B. Augen Check-up)
Monatliches Mittagessen
Learning & Development (Zugang zu verschiedenen Weiterbildungen und Plattformen, z.B. wie Sprachkursen)
Fitnessstudio-Mitgliedschaften und Fitnessangebote
Ratepaw-Community: Unser Büro ist ein hundefreundlicher Bereich. Bring also bei Bedarf Deinen Vierbeiner mit zur Arbeit!

Chancengleichheit & Vielfalt

Wir schätzen unsere Vielfalt und heißen jeden in unserem Team willkommen. Unabhängig von ethnischem und sozialem Hintergrund, religiösen Ansichten, Weltanschauung, Geschlecht, sexueller Orientierung, körperlichen und geistigen Einschränkungen, Alter, Familienstand, Bildungsstand und Nationalität. Mit über 200 Mitarbeitern und 40 verschiedenen Nationalitäten nehmen wir unsere Werte ernst. Dazu gehören: Eigenverantwortung, Wachstum, Integrität, Zusammenarbeit, Kundenorientierung und Inklusion.

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Über uns

We dare to design the future of payments. Ratepay is energy and diversity and: custom-made state-of-the-art payment solutions. Established in 2009 we were a fintech before the word fintech even existed. Today we are the number one white-label Buy Now Pay Later payments provider in Europe handling over 2.5M transactions per month and we’re constantly growing.

We are where we are because we work together as one team. Because we got the freedom to execute ideas. And above everything: because we never stop improving. Here it is all about shared goals not about the big ego. We are dedicated pros (more than 210 of them) not cons. We embrace being courageous, committed and decisive, warm-hearted and having the will to win.

We have our origin in the heart of the payment scene and cover the whole value chain from integration support to the dunning process with a core of AI-based risk management. With us, you can integrate direct debit, instalments and prepayment. In other words: the favourite payment methods in Germany, Austria and Switzerland (the Dutch like it too). Located in the middle of Europe’s fintech metropolis (Berlin) we are proud to work with major partners such as Eurowings, Ebay and About You and hundreds more.

Your Mission

Shape the future of customer service operations with us!

We’re looking for a driven and detail-oriented Vendor Operations Manager (m/f/d) to take full responsibility for managing our external service providers. From volume planning and daily steering to CRM management and performance tracking, you’ll be a key player in delivering smooth, scalable customer support — and helping us optimize for tomorrow.

Take ownership of vendor operations: Manage and steer our external service providers end-to-end — including daily coordination, volume distribution, and performance tracking.
Plan and forecast contact volumes: Ensure our partners are resourced correctly by creating and maintaining accurate volume forecasts.
Drive performance with data: Create reports and dashboards using Salesforce and Tableau to track KPIs, analyze trends, and uncover improvement opportunities.
Own our CRM tooling: Adapt and manage Salesforce for CSC needs, working closely with internal teams to ensure smooth processes and reporting.
Control quality and compliance: Monitor adherence to SLAs and agreed processes, conduct invoice checks, and escalate issues when needed.
Support cost efficiency: Collaborate on internal cost calculations and contribute to cost optimization and OKR achievement.
Contribute to transformation projects: Be part of our AI implementation initiative aimed at reducing costs and improving efficiency.
Coordinate brief mailings: Manage outbound communications through our external provider.

That's What You Bring Along

Experience in vendor operations or contact center/vendor management in a customer service environment
Strong hands-on knowledge of Salesforce (including dashboards and reporting); Salesforce Admin skills are a plus
Confident in Tableau and SQL (you can build smart reports and dig into the data)
Understanding of key customer service KPIs and performance levers
Structured, independent, and reliable work style with a sharp eye for detail
Great communication skills — fluent in both German and English

That's How Working With Us Will Be

We're more than just a workplace – we're a vibrant community of innovators, collaborators, and visionaries who love what we do and reward those who work with us. Here, your career isn't just a job. It's an opportunity to thrive, learn, and make a difference. Take a look at these great personalised benefits of working at Ratepay. On a monthly basis, you can choose between mobility, fitness, food, training and much more.

Flexible working hours
Work remotely (EU for up to 4 weeks a year)
28 vacation days per annum
Financial security including Pension plan
Medical extras (Eye examination etc.)
Monthly lunches
Learning and development (Access to various self-development platforms such as language learning and skills enhancement
Health & wellbeing
Gym memberships and fitness
Ratepaw community: Our office has a floor which is dog-friendly. So, bring your pawsome pet to work when needed

Equal Opportunities & Diversity

We value our diversity and welcome everyone to our team. Regardless of ethnic and social background, religious beliefs, worldview, gender, sexual orientation, physical and mental limitations, age, marital status, educational background and nationality. With over 200 employees and 40 different nationalities, we take our values seriously. These include ownership, growth, integrity, collaboration, customer centricity and inclusion.

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About us

We are where we are because we work together as one team. Because we got the freedom to execute ideas. And above everything: because we never stop improving. Here it is all about shared goals not about the big ego. We are dedicated pros (more than 250 of them) not cons. We embrace being courageous, committed and decisive, warm-hearted and having a will to win.

We have our origin in the heart of the payment scene and cover the whole value chain from integration support to the dunning process with a core of AI-based risk management. With us, you can integrate direct debit, instalments and prepayment. In other words: the favourite payment methods in Germany, Austria and Switzerland (the Dutch like it too). Located in the middle of Europe’s fintech metropolis (Berlin) we are proud to work with major partners such as Eurowings, Ebay and About You and hundreds more.

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